ペーパーレスとは

「紙の電子化」、いわゆる「ペーパーレス化」とは、文字通り紙をなくし、あらゆる情報をデータ化して管理する方法を表します。今日では業種を問わず多くの企業がペーパーレス化を進め、紙や印刷代などのコスト削減、業務の効率化に取り組んでいます。
食品業界においても、多くの場面で紙を電子化することができます。例えば受注/発注処理、流通などの情報を電子上で行ったり、紙ベースで確認していた製造、在庫などの情報をデータとして管理したりすることもペーパーレスな業務といえるでしょう。
今回は、食品業界におけるペーパーレス化についてどのような効果が期待できるのか、また、取り組む場合はどのような流れで行うべきかについて紹介します。

メリット

ペーパーレス化することのメリットとしては、まず紙と比べて保管がしやすいことが挙げられます。手書きされた書類の保管や過去の書類から必要な情報を探し出す作業も紙から電子化してデータとして扱うことで、保管場所や探す手間の削減が図れます。また、情報をデータ化することで、外出先や商談中でも、例えばタブレット１台持ち歩くだけで、紙の資料を持ち歩く必要が無く、欲しいときに欲しいデータの確認が可能となります。
紙の情報をデータ化することにより、紙と比べリアルタイムで情報を確認することもできるようになります。リアルタイムな分析が可能となれば、製造状況や販売状況などがより把握しやすくなります。なにか問題が発生した際も、リアルタイムな情報を確認できる分、迅速に対応できるようになり、原因究明と問題解決に要する時間の短縮、業務への影響を最小限に抑えることも可能です。

ペーパーレス化を進めるには

上記に挙げた以外にも、ペーパーレスの仕組みを取り入れることのメリットとして、例えば、手書きの記録をシステムに転記するような業務の削減や、紙代、印刷代のコスト削減などがあります。では、どのよう流れでペーパーレス化を進めていけばよいのでしょうか。
ペーパーレスを導入するためのステップとして、まず初めに現状業務、業務フローの洗い出しから行っていきましょう。日々の業務や作業工程の中で、紙で管理している仕事を電子化できないか確認していきます。例えば手書きで書いたものをエクセルへ転記して保管する必要がある業務はペーパーレス化すべき業務の一つかもしれません。
ペーパーレス化できそうな業務を見つけたら、一気に切り替えるのではなく、段階的に取り組んでいきましょう。例えば、まずは紙をスキャンしてデータとして保管するというような、比較的難易度の低いものから段階的に導入を進めていきましょう。
ペーパーレスの仕組みを導入していくうえで、実際に運用する社員、作業員の方たちの教育も必要となってきます。場合によっては、電子化した業務に慣れず、手書きと比べて効率が落ちてしまう可能性もあります。そのため定期的な勉強会を開催し、全員がうまく運用できるような環境を作る必要があります。

最後に

食品業界においても、他業界と同様に紙を電子化し、ペーパーレス化していくことでコスト削減や作業効率向上を図ることが可能です。
紙には直接書き込めるなどのメリットがありますし、データを閲覧するための電子機器もいつでもどこでも使えるというわけではありません。全てを電子化することが得策とは言い切れませんので、紙と電子データそれぞれの長短を理解し、電子化すべき箇所を見極めることが大切です。適所で運用することでより高い導入効果が得られ、人手不足の解消にも繋がっていきます。
ペーパーレスを検討する際は、まずは現状業務の見直しやペーパーレスによる改善が期待されるところを洗い出し、費用対効果を見ながら段階的に取り組んでいくことをお勧めします。