[FAX業務３つのデメリット]
まだFAX使ってるんですか？

「まだFAX使ってるんですか？」

そんな風に聞かれたことはないでしょうか。「テレワークの推進」や「働き方改革」のために紙のFAXを廃止し「すべての受発注をメールに移行する」「受発注のための新たなシステムを導入する」といった選択をする企業も増えています。しかし、FAXの受発注を行っている取引先の状況はどうでしょうか。中小企業、飲食店、商店など、業種や業態も多岐にわたり、内部の状況はもっと複雑かもしれません。

「同会社内でも支店によって独自のフローがある」
「ベテラン担当者が電話と併用して受発注を行っている」
「特定の担当者はおらず手が空いている従業者がFAX処理をすることが多い」

様々な状況が想定される中、FAXによる受発注を突然終わらせたり、新しいシステムの導入を決定したりすることは、現実的とは言えません。

既存のFAX業務には大きく３つのデメリットがあります。

• FAXの受け取り場所が限られる
• FAX送受信の際に人的ミスが起こりがち
• FAXの処理に時間と手間がかかる

これらのデメリットを解消できるのが、クラウドFAXサービス「まいと～く Cloud」です。導入することで、サーバー構築や回線手配の必要なくFAX業務をペーパーレス化できます。Webブラウザーからログインすれば、いつでもどこからでもFAX業務を行えます。

自席PCからのFAX送受信で、FAX紙の保管に必要だったスペースがすっきり

業務にまつわる様々なケースと共に、FAX業務3つのデメリットの改善例について見ていきましょう。

[改善例①]
FAXは複合機じゃないと受け取れない？

営業先を回っている最中に、取引先の商店から「急なんだけど、会社に注文のFAXしておいたから早めによろしく」と電話が入りました。お客様は急いでいるようです。次のアポイントが迫る中、会社に電話やメールで連絡し、会社にいる同僚にお願いして複合機までFAXを確認しにいってもらい、内容をメールや電話口で教えてもらい、それから指示をしなくてはなりません……。

紙のFAX業務のデメリットの一つが「複合機がある場所でないと受け取れない」ことです。個々の処理は簡単でも、複数の処理が重なる、担当者以外わからない、受信したFAXに不備や不足があり再確認が必要になるなど、条件が重なることで手間や時間がかかってしまいます。

クラウドFAXサービスの導入で大きく変わるのは「どこにいてもお客様からのFAXを確認できる」ことです。「まいと～く Cloud」の導入で、受信したFAXをメールアドレスへ自動転送できます。メールの添付ファイルでFAX原稿イメージをそのまま確認することが可能になります。

特定のFAXを画像化し、メール添付でスマホに送付で確認

相手先FAX番号やFAXIDを指定して、転送するFAXの絞り込みが可能なので、重要な取引先からのFAXのみをメールで受信することもできます。

やりとりが多く、煩雑になりがちなお客様のFAXを担当営業が事前にメールで受け取っておけば、「早くしてね」というお電話が来る前に次の対応を考えることができ、お客様をお待たせすることのない、今まで以上に円滑なFAX業務を行えます。

[改善例②]
FAXに起こりがちなミスを防止する3つの機能

取引先の飲食店から「納品書の日付け通りに頼んだものが届いていない、どういうこと？」というクレームの電話が入りました。確認したところ、FAXによる返信で納品日を誤って記載し送付していたようです。商品の再手配と謝罪のご連絡をしましたが「そもそもFAXの返信が遅いことが多いのも気になっていたんだよね」と、さらにご不満を感じている部分が見えてきました。迅速な返信やミスを減らすことで、取引先からの信頼を回復しなくてはなりません……。

紙のFAX業務のデメリット二つ目は「FAX送受信の際に人的ミスが起こりがち」なことです。各担当者が十分注意していても人為的ミスを完全になくすことは難しいものです。改善のヒントは「デジタル化」「自動化」「データ上でのダブルチェック」です。

• 原稿編集機能（アノテーション）

手書きの返信原稿は急いでいると読みにくくなりがちです。担当者ごとの文字の癖や、書き方の違いが誤解を生むことや、うっかり前日の日付のまま確認の押印をすることも。

うっかりミスを防止し、可読性も高めるアノテーション

受信FAXをPCのモニターでプレビューして、任意のテキストや画像を挿入することで間違いを減らす原稿編集機能（アノテーション）を活用しましょう。注文書や見積書の返信用に、あらかじめ作成しておいた「定型文」や「ハンコ」を使って返信できます。年月日は簡単な設定で「FAX送付当日」や「納品日」など任意の数字に自動で置き換えることも可能です。デジタル化された原稿に、読みやすいフォントで記載することで、手書きに比べると可読性を維持することができます。

• FAXの自動振り分け

紙のFAXを振り分ける作業は、自席を離れなくてはならず時間と手間がかかります。また、手作業での振り分けや保管は面倒なだけでなく、うっかりミスにつながる可能性も。

取引先企業によって、受信したFAXを「振り分け」「転送」「自動印刷※」することができます。様々な条件をあらかじめ設定しておくことで、面倒で属人化しがちだったFAXの振り分けが不要になります。設定された処理を自動化しシステムが確実に行うので、安心できます。※自動印刷機能はオプションです。

FAX送受信に関わる様々な作業を自動化できます

• 誤送信防止オプション※（管理者承認フロー）

FAX送信の際に内容や送り先に間違いがないよう、しっかりと確認する必要があります。送信前にダブルチェックを依頼する場合、自分のデスクと複合機と上司のデスクをいったりきたりするのは面倒なものです。送信までに時間がかかってしまい、お客様をお待たせすることにもつながります。

送信FAXの二重チェック（管理者承認フロー）を追加することで、FAXの誤送信を防止しましょう。
※「誤送信防止オプション」の契約が必要です。

ユーザーがFAX送信したタイミングで管理者へ承認依頼通知メールを送信できます。管理者はメール本文内のリンクをクリックすることで承認対象FAXをプレビューでき、承認作業がスムーズに行えます。承認依頼に対する結果（承認 / 却下）をユーザーにメール通知できます。却下された場合、ユーザーは却下理由を反映して、再送信にすばやく対応できます。

PCから依頼、承認、送信まで一括管理が可能に

[改善例③]
FAX業務の不満や不便を一掃し業務効率化

FAX業務の見直しをするため、社内の受発注担当者にヒアリングを実施したところ「送受信したFAXの整理に時間がかかりすぎる」「ファイリングしたFAXから確認したいFAXを探すのが大変」「ファイルの量が増えてキャビネットがいっぱいになってしまったが倉庫にもファイルが溢れている、捨てるわけにもいかない」という意見が出されました。「FAX業務をやめて新しいシステムを導入してはどうか」という提案もありましたが、大がかりなシステムの導入や業務フローの大幅な変更は、取引先の中小企業や個人商店にとっては負担になりそうで、現実的ではありません……。

三つ目のデメリットは、「FAXの処理に時間と手間がかかる」ことです。FAXを処理している従業員から不満の声があがっていたり、属人化したFAX業務が従業員の通常業務を圧迫していませんか？　逆に、新しいシステムの導入を検討したいと考えていても「慣れているのでFAXを使いたい」「複雑なシステムを導入されても使い方がわからない」「新しいシステムにすることでかえってミスが増えてしまうかも」と、尻込みをする従業員もいるかもしれません。

「まいと～く Cloud」の導入で、既存のFAX業務のフローを大きく変えずに紙のFAX業務のデメリットを解消することが可能です。

業務のフローを大きく変えないことで、自社スタッフの負担が最小限になるだけでなく、取引先の企業や店舗にもご迷惑をおかけすることのない導入が可能です。例えば、新しくシステムを導入いただいたり、FAXの使い方を変更していただいたりする必要はありません。

業務フローはそのままに、自席ですべてのFAX業務が可能に

[FAX業務の働き方改革]
FAX業務を継続しながら改善を

「まいと～く Cloud」は、Webブラウザーを使って、FAXの送受信・メール添付送信を一元管理できます。メールソフトのように簡単な操作での送受信が可能です。クラウド上で、すべてのFAXの送受信・管理・共有ができるようになります。

今までのFAX業務は、自席と複合機の間を行き来したり、紙のFAXを仕分けたり、紙のFAXをファイリングして保管したりと時間や手間が多くかかっていました。「まいと～く Cloud」の導入で、余計な時間やコストを削減して業務効率化を促進します。

受発注業務に寄り添った充実の機能で、FAX業務を今まで通りに継続しながら、今までよりスマートに進化させてみませんか？

FAXのご利用状況や、解消したいお悩みに合わせた最適な機能や価格プランでの導入が可能です。詳しくは下記よりお問い合わせください。

■まいと～くCloud
https://www.intercom.co.jp/faxserver/cloud/ 

■まいと～くCloud資料ダウンロード
https://www.intercom.co.jp/contact/mytalk-cloud/doc.html

■お問い合わせ
株式会社インターコム
営業本部 東日本営業部 第一営業部
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■執筆者情報
株式会社インターコム
設立：1982年6月8日
代表取締役会長 CEO：高橋 啓介
代表取締役社長：須藤 美奈子
資本金：8,400万円
本社所在地：〒101-0022 東京都千代田区神田練塀町3 富士ソフトビル
TEL：03-4212-2771（代表）
URL：https://www.intercom.co.jp/

事業内容：1982年の創業以来、“通信のインターコム”として「まいと～く」「FALCON」「Biware」など、数々のヒット商品を生み出してきました。現在は「通信」「リモートソリューション」「運用管理」「働き方改革」の4つの事業テーマで企業向けソフトウェアの企画・開発・販売を行っています。メガバンクなど金融機関で多数の導入実績を誇るリモートソリューションの「RemoteOperator」をはじめ、働き方改革の「MaLion」など、当社の新たな柱となる商品はすべてクラウドサービスで提供しています。