食品業界における請求・入金業務の課題

月末月初になると、請求、入金業務に振り回されていませんか？多くの中小企業では、受注、売上～請求、入金までの管理が一元的に行えておらず、請求業務が属人化し、担当者ごとにExcelで個別に管理していたり、業務の明確なルールが示されていなかったりと、業務を効率よく行えていないケースが多いです。請求業務に関して、よく聞く課題としては、受注時と請求時で金額がずれる、期日までに請求書が発行できなかった、請求済みの費用を再度2重に請求してしまった、取引先ごとにルールがありミスが多くなってしまう、といったものがあります。入金に関しても、発行した請求書に対して入金を確認する際、請求金額と異なる金額が振り込まれている、金額の一部しか入金されていない、期日までに入金が無いなど、未収金が発生するケースもあります。経営者の多くは、大きい金額の請求、入金は把握しているものの、少額の取引まですべてを把握するのは難しいでしょう。請求・入金業務は期末の決算にも関わってきます。また、きちんと行わなければ、お客様の信用も失いかねません。請求書管理をミス無く効率的にするには、受注から売上、請求、入金の流れを一元管理できる仕組み・体制が必要になります。

請求・入金業務をミスなく行うには

業務を効率化しつつ、ミスも少なくしていくには、請求管理を含めた売上～入金業務の一元管理可能な仕組み、体制を構築し、明確なルール化を行っていく必要があります。一連の業務をシステム化することで、業務の標準化を図り、情報の共有を可能にするとミスも少なくなってきます。また、システムで一元管理することで、例えば受注情報を請求時に引き当てることが可能になります。受注、請求など各業務のたびに２重、３重と転記する手間が省け、効率化が図れます。システムを導入するだけでなく、きちんとルールも制定しましょう。例えば、一部システム、一部Excelといった、担当者ごとに勝手な管理をされては、システム化する意味がありません。請求の締め、発行タイミング、支払サイトを整理し、システム上で管理することをルール化しましょう。システムが締め日や発行タイミングを管理してくれるため、請求漏れや請求等のミスが減っていきます。また、できればルールの範囲内で業務を行い、極力例外をなくしましょう。お客様によっては例外的な管理が必要な場合があるかもしれませんが、できる限り標準化された業務のパターン当てはまるようにしましょう。場合によっては交渉も必要かもしれません。受注から入金までの流れの体制を構築し、ルール化を行うことで、生産性が向上し、お客様に対する信頼と安心感を高められると同時に、社内のお金に関するミスや不正を防ぐ事が可能になります。

最後に

今回は、請求・入金業務を課題として取り上げましたが、システム化とあわせて社内ルール策定も実施し、業務効率化、お客様に対する信頼感向上を目指していきましょう。