中小企業共通EDIとは

「中小企業共通EDI」。受注担当の方はどこかで聞いたような気がするぞと感じられるかもしれませんが、初めて聞く人にはまるで想像がつかないものですよね。
EDIはElectronic Data Interchange、日本語にすると「電子データ交換」と訳されます。

現在、多くの中小企業は受発注業務において、企業独自のシステムを導入しているところが多く、受注企業は取引先によって違うシステムから送られてくる注文書を手入力で自社システムへ打ち換えたり、入金の消込をしたりしています。中にはシステム対応がされておらず、電話やFAXで受発注管理をしている企業も多くあります。送られてきたFAXの製番表記や注文数などが見えにくければ、電話で問い合わせをかける、なんてことは中小企業ではよくある光景です。

つまり、それぞれの企業が独自の方法を採択しているため、受注側、発注側はデータを連携させることができず、何かあると電話やメールで問い合わせをするしかなく、やり取りに時間を取られているというのが現状なのです。

受発注から入金の消込業務までを、データの有効利用をすることによって簡易化していくことができるのが中小企業共通EDI(あるいは単に共通EDI)です。
共通EDIプロバイダと契約し、それを経由することによってデータが標準化されるため、従来のように取引先別に異なる形式のデータを準備する必要はなく、自社様式のデータで受発注を行うことができます。

中小企業庁HPより引用すると、共通EDIは「ITの利用に不慣れな中小企業でも、簡単・便利・低コストに受発注業務のIT化を実現できる汎用性の高い仕組み」です。
受発注業務が共通EDIにより標準化されることで、取引先ごとに用意していた専門端末や用紙が不要となり、山積みになっていた伝票をデータで一元管理できるなど、中小企業が抱える受発注業務のIT化に係わる問題を解決するとともに、①業務効率アップでコスト削減②人的ミスを軽減③過去/現在の取引データの検索簡素化を実現できます。

導入効果

中小企業庁は受発注企業ごとに、異なる複数のシステムの連携ができず、企業間で受発注データの相互利用ができていない状況を鑑み、受発注業務のIT化を促進し、中小企業の受発注業務における生産性向上を目的として、平成28年度経営力向上・IT基盤整備事業(次世代企業間データ連携調査事業)を実施し、企業間データ連携及び各社社内システムとデータ連携の仕組みの構築・利用・IoT活用、金融連携等の実証を行いました。

内容は地域・業界を選定し、12個のプロジェクト(水産プロジェクト・北海道プロジェクト・大阪プロジェクト・業務品プロジェクト・サービス業プロジェクト・自動車プロジェクト・水インフラプロジェクトなど)を立ち上げ、国連CEFACT[1]に準拠した共通辞書を用いて、それぞれの業種・地域毎のEDIの仕組み・システムの連携、さらには各グループのEDIを連携できるよう、業種の垣根を越えた企業間ビジネスデータ連携基盤について実証実験を行い、受発注企業ともに50%程度の業務時間削減効果がみられることを確認しました。

12のプロジェクトの業務時間削減率は平均で以下の通りです。
■発注企業が全体平均51.1%、中小企業平均56.7%の削減。
■受注企業が全体平均47.3%、中小企業平均50.8%の削減。
■受発注全体では全体平均49.2%、中小企業平均53.3%の削減。

[1] 国連CEFACT(貿易簡易化と電子ビジネスのための国連センター)は、国際連合の下位機関。行政、運輸、商取引のための電子データの迅速な処理を目的として、国連で定められた国際的なEDI標準フォーマットなどを作成している。

全銀EDIシステム(ZEDI)との連携

中小企業共通EDIの更なる高付加価値化のため、平成29年中小企業・小規模事業者決済情報管理支援事業にて全銀EDIシステム(ZEDI)と連携し、企業内及び企業間の商流情報と決済情報のデータ連携を可能にする仕組みの構築、実証を行ったところ、結果として60%程度と大きな業務時間削減効果が見られました。

4つのプロジェクト(北海道モデルプロジェクト・豊田、静岡モデルプロジェクト・ERPモデルプロジェクト・岐阜プロジェクト)の平均業務時間削減率は、発注企業58.2%、受注企業55.4%の削減となりました。

受発注だけでなく、入金の消込までの業務時間を大幅に減らせる結果が出たのです。

なぜ共通EDIが必要か

共通EDIにより、業務時間の短縮が可能となり、仕事の効率化に繋がるということは理解できましたが、そもそもなぜ国が音頭を取ってまで共通EDIを推奨するのかを考えてみましょう。

現在、日本は少子高齢化問題に直面しています。約40年後までに、65歳以上人口は、ほぼ横ばいで推移する一方で、20歳～64歳人口は大幅に減少するというデータがあります。すなわち、これは労働力人口の減少を意味します。中小企業における人員の過不足状況にいたっては、「人員が不足している」と回答した割合が、2015年では50.3%、2016年では55.6%、2017年では60.6%、2018年では65.0%、2019年では66.4%でした。更に今後も不足感が増すであろうと見通している中小企業は52.1%にものぼります。
実証実験の結果を見ても、共通EDIは人手不足の一助になると考えられるのではないでしょうか。
しかし、EDIは中小企業では平均20%程度しか使われていません。

メリット/デメリット

では、共通EDIを導入した場合のメリットについて考えてみましょう。

・FAXによる受注の際、自社システムへの手入力による工数削減。
・手入力による品番間違いや数量間違いなどの人為的ミスの撲滅。
・データ管理で紙書類の場合のファイリング作業や過去書類を探す時間の短縮ができる。
・全銀EDIシステムの連携で入金の消込が自動でできる。
・電話による問い合わせ(FAXの着確認や入金に関する確認など)対応時間の削減。
・見積、受注から請求まで連携が可能。

これらは表裏一体で、共通EDIの仕組みがなければ実現できない(＝デメリット)と受け取ることができます。

共通EDIを導入するには

ここまで共通EDIについて書いてきましたが、いざ導入となればどうしたらよいのでしょうか。
まずはどこか相談窓口がないだろうかと考えている方は、「つなぐITコンソーシアム」に相談してみるのもいいでしょう。

「つなぐITコンソーシアム」は前出の「次世代企業間データ連携調査事業」の実証検証に参加したITベンダーを中心に、共通EDIの普及推進を目的に平成30年4月に結成されました。
「中小企業共通EDI標準」対応製品・プロバイダに関する相談も受け付けています。
中小企業共通EDIを導入するには | つなぐITコンソーシアム (tsunagu-it.com)

「つなぐITコンソーシアム」のサイトでは企業の導入事例も見ることができますので、そちらを見てみるのもいいのではないでしょうか。
導入事例 | つなぐITコンソーシアム (tsunagu-it.com)

また、共通EDIを導入する際は、補助金も利用できます。
例えば、「IT導入補助金」や「軽減税率対策補助金」などが対象です。

従業員の業務時間削減と人手不足対策、取引先企業とのデータ連携に向けて「中小企業共通EDI」の導入を検討してみるのもよいのではないでしょうか。